Opptellinger er spennende

Det er ikke bare store nasjonale valgopptellinger som kan være spennende. I forrige uke avsluttet vi tellingen av henvendelser i skranken, og jeg har brukt litt tid på formiddagen for blant annet å se på hvordan henvendelsene fordeler seg fra dag til dag og fra time til time. Totalt ble det registrert 668 fysisk henvendelser til skranken i de tre ukene registreringen pågikk. Det gir et snitt på 223 henvendelser per uke eller 45 per dag.

Om man vurderer dette som små eller store tall, avhenger naturligvis av sammenhengen. I vår kontekst er det kanskje naturlig å se på antall registrerte henvendelser i forhold til studentpopulasjonen – det er jo først og fremst studentene som bruker det fysiske bibliotekrommet. For mitt campusbibliotek utgjorde henvendelsene til skranken i snitt 6,7 % av studentpopulasjonen. Denne prosenten varierte fra 9 % i uke 11, til 5 % i uke 16 og 6 % i uke 19.

Ser man på hvordan henvendelsene i skranken fordeler seg etter tidspunkt og ukedag, så gir tellingen ingen store overraskelser. Det er som vanlig en topp i antall henvendelser midt på dagen, og som vi ser av figuren nedenfor så fordeler henvendelsene seg nokså jevnt gjennom dagen. Men vi ser også tydelig at henvendelsene varierer ganske mye fra dag til dag. For oss som jobber på et campus med mye praksis- og samlingsbasert undervisning er dette et kjent mønster og det gir noen kjente utfordringer i forhold til bemanning.

Det kanskje mest overraskende med tellingen i uke 19 var likevel at den viser og dokumenterer en helt annen tidsbruk. Selv om antallet henvendelser i uke 19 økte med ca. 19 % fra uke 16, så økte samlet tidsbruk på henvendelsene med 81,5 %. Bryter vi det ned til enkelthenvendelser så tok hver henvendelse i uke 16 ca 3,3 minutter, og i uke 19 ganske nøyaktig 5 minutter. Og kanskje enda mer interessant er at tidsbruken viser en helt annen fordeling enn om vi bare summerer opp antall henvendelser i hver kategori (se figurene nedenfor).

Det mønsteret som vi ser på disse to figurene, avdekker flere ting. Å telle og summere opp henvendelser er en ting. Ser man på hvordan henvendelsene fordeler seg mellom ulike kategorier, og ikke minst tidsbruken for hver kategori, så ser vi et helt annet bilde. Mange henvendelser er enkle og krever liten grad av involvering og faglig kunnskaps/skjønn, andre krever langt mer involvering og faglig kunnskap/skjønn. Hva man teller gir naturlig nok konsekvenser for hva man kan trekke av konklusjoner med tanke på bemanningskapasitet og kompetansebehov.

Dagen i dag

Ukas betalte jobbing ble for min del avsluttet i dag – det jo tross alt torsdag… Og det var en hektisk og god dag på så mange måter, men også litt vemodig fordi det var min siste arbeidsdag sammen med en storveis kollega og en fantastisk bibliotekar. Gyrid er i ferd med å innta pensjonistenes rekker, og jeg savner allerede det voldsomme engasjementet, arbeidslysten og den brede og sterke yrkeserfaringen og innsikten hun representerer. Klar og tydelig og med sine meningers mot var det sjelden grunn til å lure på hva hun mente om dette og hint, og selv om det en sjelden gang kunne koke over for både den ene og andre, var det aldri tvil om at det lå et brennende bibliotekfaglig engasjement i bunnen for alt det Gyrid mente noe om eller foretok seg.

Men, som sagt så var dagen også en skikkelig god dag. Mange studenter er i eksamensmodus med innleveringer av arbeidskrav og bachelor- og masteroppgaver på programmet, og det preget naturlig nok campusbiblioteket i dag. Jeg elsker den helt særegne lyden av tenking, arbeid, småsnakk, et og annet utbrudd, livsenergi og latter som jeg ofte opplever i biblioteket på denne tiden av året. Kollegaene mine, og for så vidt meg selv, jobbet hardt og intenst med å bistå både ivrige studenter og tilsatte med små og store utfordringer, og alt ble gjort i en atmosfære preget av konsentrasjon, profesjonell kompetanse og vennlighet hvor smilet og oppmuntringene aldri var langt unna. De skriftlig tilbakemeldingene på «informasjonstavla» hvor brukerne blir oppfordret til å si hva de synes om campusbiblioteket, tyder på at studentene også trives og er fornøyde, selv i hektiske maidager.

Og under to-kaffen gikk praten lett og engasjert som den pleier å gjøre mellom kollegaer som trives sammen som fagpersoner. Her ble små og store saker (samlingsutvikling, skrankehenvendelser etc.) diskutert og synspunkter utvekslet i en humoristisk og konstruktiv tone. Og på denne uformelle arenaen for utveksling av kunnskap, erfaringer og synspunkter – uansett hvor godt eller dårlig fundert de måtte være – spiller hver og en av oss en viktig rolle. Og det er bare helt utrolig hva en sjokoladebit kan avstedkomme av kunnskapsdeling og kulturbygging!

Så kan man saktens tenke over om hva som er årsak og virkning. Eller kanskje vi snarere bør snakke om vekselvirkning? Under kaffepraten sneiet vi innom hva det å være synlig som bibliotek og bibliotekarer innebærer. Oppfattet jeg kollegaene riktig så bør synligheten bygges rundt våre faglige bidrag og innsats for å gjøre undervisningen, forskningen og formidlingen vet universitetet bedre og enda mer relevant. Det bidraget mener flere av oss må være konsentrert rundt den krevende oppgaven/prosessen med å bistå brukerne – studenter og tilsatte – til å finne, bruke, skape og omdanne informasjon til kunnskap. Og det er mål som forplikter, engasjerer og utfordrer på så mange måter. For å få til det må vi bl.a. ha gode og tilpassa lokaler, vi må stadig utvikle kompetansen vår og tjenestetilbudet, vi må kommunisere og samarbeide godt med brukerne så vi vet hva de trenger fra oss, vi må være organisert slik at innsatsen hele tiden går i retning av brukerne osv. Og da passet det bra at jeg i statistikken kunne avlese at vi i dag, med over en og en halv måned igjen, allerede har undervist og veiledet like mange studenter/tilsatte som i første halvår i fjor. Når vi møter 50 % av studentpopulasjonen i løpet av 4,5 måneder gjennom undervisning og veiledning, blir biblioteket, bibliotektjenestene og bibliotekarene særdeles synlig. Til og med utlånet ligger et lite hestehode foran fjorårets tall.

Noen tror synlighet handler om størst mulige tall på det som enkelt kan telles og piler som peker oppover. De som tror det misforstår og blander tallene fra statistikken (indikatorer) med det som er målet. Målet er aldri høyest mulige tall – målet er synlighet og tilstedeværelse basert på faglig relevans, kvalitet og aktualitet for studenter og tilsatte engasjert i universitetets hovedprosesser – undervisning, forskning og formidling. Det er både meningsfullt og utfordrende å jobbe for at smarte folk skal jobbe enda smartere. Vi trenger det skal vi løse små og store samfunnsutfordringer!

«Mye opplæring gir (mange) flere henvendelser i skranken»

Jeg har ofte hørt fra bibliotekkollegaer at mye undervisning og veiledning fra biblioteket side, medfører flere henvendelser i skranken. Tanken bak resonnementet kan muligens være at brukerne vil komme med alle sine spørsmål bare de får vite hva bibliotekarer innen høyere utdanning kan bidra med når de får se hva bibliotekarene faktisk gjør. For de som evt. håper eller tror at det er en slik sammenheng, er muligens tallene fra undersøkelsen av henvendelser ved campusbibliotekene i Oslomet nedslående. Mye tyder så langt på (når 2 av 3 telleuker er unnagjort) at denne sammenhengen i beste fall er ganske svak eller ikke eksisterende ved Oslomet.

Hvordan har jeg kommet til denne konklusjonen? Jo, jeg så først på antall henvendelser i to telleuker, og så på hvor mange henvendelser ved hvert campusbibliotek utgjør i forhold til studentpopulasjonen. For UB samlet utgjorde henvendelsene i skranken henholdsvis 5,9 % i uke 11 og 6 % i uke 16. Variasjonen mellom campusbibliotekene var størst i uke 11 – da varierte den fra 4,2 % til 9 % mellom campusbibliotekene med færrest og flest henvendelser i forhold til studentpopulasjonen. I uke 16 var variasjonen mindre – da varierte den fra 5 % til 6,6 %.

Det neste jeg gjorde var å se på statistikken for undervisning/veiledning for hvert campusbibliotek i forhold til respektive studentpopulasjoner. Hvis tesen om en positiv sammenheng mellom undervisnings-/veiledningsaktiviteten og skrankehenvendelser er riktig, skulle vi forvente at campusbibliotekene som underviser/veileder flest studenter, også har flest henvendelser. Det er det ikke, og det ser heller ut til at det forholder seg motsatt. Altså at campusbiblioteket med færrest deltakere på undervisnings- og veiledningsaktivitet i forhold til studentpopulasjonen, har omtrent samme antall henvendelser til skranken som campusbibliotek med mange ganger flere deltakere.

Så kan det naturligvis ligge andre forklaringer skjult i datamaterialet. Selv om antallet henvendelser ikke varierer så mye i forhold til studentpopulasjonen, kan det være forskjeller i hva slags typer henvendelser som kommer med tanke på tema, tidsbruk og kompleksitet. Sammenlignet med tallene fra TREFF-prosjektet fra NTNU (Kilvik og Lamøy, 2023) ser vi for eksempel en noe annerledes fordeling mellom kategoriene av skrankehenvendelser. Og internt hos oss ser vi at ett campusbibliotek har en helt annen og jevnere fordeling mellom kategoriene enn de andre tre og NTNU-bibliotekene. Det kan tenkes at det i tallmaterialet fra NTNU også ligger slike ulikheter.

Bibliografiske opplysninger:

Kilvik, A. & Lamøy, L. I. (2023). Møtet med brukeren i universitets- og høgskolebibliotek. Revy, 46(1), 17-20. https://doi.org/10.22439/revy.v46i1.6825

Små tuer osv.

En hyggelig e-post fra en student fikk meg til å huske på at små tuer kan velte store lass. I dag var det gjengangeren og tastatursnarveien Alt+F9, evt. en liten endring i Word-innstillingene, som fikset problemet. Word operer med noe som kalles feltkoder, og feltkoder er koder som oppdateres automatisk når dokumentet åpnes eller det settes inn nye elementer. Det kan for eksempel dreie seg om en kode som sørger for å holde orden på tabellnummer eller dato. Nedenfor har jeg limt inn et eksempel som viser feltkoden for navnet på en figur:

På pc’en min fungerer det fint å slå av og på feltkodene med tastaurkombinasjonen Alt+F9. Men fungerer ikke det, kan man endre innstillingene i Word (Fil, Alternativer, Avansert) for «Vis feltkoder i stedet for feltverdier»:

Ingen stor sak dette, men er du småstresset og innleveringsfristen nærmer seg, vil du helst slippe å dille med slikt. Da er det fint å kunne spørre noen, enten det er mennesker eller en chatbot. Men en vesentlig del av problemløsningen ligger jo i å beskrive problemet på en måte som problemløseren kan forstå. Mangler du språket, kommer du fort til kort. Mitt første forsøk hos ChatGPT ga ikke et meningsfullt svar, det var faktisk ikke en gang i nærheten av løsningen. Først ved andre gangs forsøk hvor jeg inkluderte termen «feltkoder» kom ChatGPT opp med løsningen.

He is dead, but he won’t lie down

Det fysiske utlånet fikk en momentan og betydelig nedgang i løpet av koronaepidemien når mange fagbibliotek holdt fysisk stengt i perioder. Da er det interessant å melde at i mitt lokale campusbibliotek er utlånet på vei opp igjen. I 2022 økte utlånet med 16,9 % sammenlignet med året før. Og trenden i år viser en fortsatt oppgang, i årets første fire måneder var utlånet av fysisk materiale 5,2 % høyere enn i samme periode i fjor.